公共租界工部局由一名总董和九名董事组成，法租界工董局由一名总董和七名董事组成，董事由租界纳税人选举产生，总董由董事选举，不过参选者和选举人只限于在租界里居住的外国人，而中国人既没有资格投票选举，更没资格参加竞选。当然公共租界工部局董事名额是按国籍分配，一般由英国人占多数，为5-6人，美国1-2人，德国1人，其余国家1-2人；而法租界工董局则全是法国人。现任公共租界工部局总董是英国人霍利德（cecilhollidar），法租界工董局总董是昂里奥（ghenrot）。
经过双方协商之后，最终决定，代表团由公共租界工部局副总董，英国人德格雷（h.de.gray）带队，成员为美国人格里生（n.j.gresson），德国人海菲（f.c.heffer），这是考虑到华东政府和德国、美国的关系较好，因此才派出董事中的德国人、美国人，这样也有利于协商交涉；而法租界工董局则派出两名董事，帕蒂雷（c.paturel）、祁齐（e.chisi）。
代表团一行人来到上海新区时，己是下午1点钟，不过罗岳和李松晨还是在指挥部里接待了代表团一行。
而见到参与接待的人中，还有李松晨